Politique de confidentialité — GymCRM

Qui sommes-nous

GymCRM est le logiciel de prospection et de pilotage que Pierre Tiab Conseils met à disposition des salles de sport qu'il accompagne. Chaque salle dispose de son propre espace, isolé des autres. Contact : contact@pierretiabconseils.com.

Pour les données de ses prospects et adhérents, chaque salle est responsable du traitement: c'est elle qui décide de les collecter et de les contacter. Pierre Tiab Conseils agit comme sous-traitant : il héberge et fait fonctionner le logiciel pour le compte de la salle, sur ses seules instructions.

Données traitées

• Utilisateurs de la salle : nom, adresse email, rôle, mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée irréversible).
• Prospects et adhérents de la salle : coordonnées, statut, historique des échanges et des rendez-vous, saisis par la salle ou reçus de ses formulaires (publicités Meta, site internet, réservation en ligne).
• Chiffres de pilotage saisis par la salle.

Ces données servent uniquement à faire fonctionner le CRM pour la salle concernée : relances, planning, statistiques, envois d'emails et de SMS décidés par la salle. Elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires.

Connexion à Google Agenda

Une salle peut, si elle le souhaite, connecter son compte Google pour que ses séances d'essai apparaissent dans Google Agenda. Le CRM demande alors uniquement :

• l'adresse email du compte Google, pour afficher quel compte est connecté ;
• l'autorisation de créer un agenda secondaire « Séances d'essai » et de gérer les événements de CET agenda uniquement (autorisation Google calendar.app.created). Le CRM ne peut ni lire ni modifier les autres agendas ni les autres événements du compte.

Le CRM y crée, déplace et supprime les événements correspondant aux séances d'essai de la salle. Le jeton d'accès Google est conservé chiffré sur nos serveurs. La salle peut couper la connexion à tout moment depuis Paramètres › Réservation (l'accès est alors révoqué chez Google) ou depuis son compte Google.

L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respectent le règlement sur les données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Aucune donnée Google n'est utilisée pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, ni transmise à des tiers, ni lue par un humain, sauf demande explicite de la salle pour une assistance, pour des raisons de sécurité ou pour respecter la loi.

English summary.GymCRM uses Google user data only to create a dedicated "Séances d'essai" calendar in the gym's Google account and to create, update and delete the trial-session events it manages in that calendar (scope calendar.app.created), plus the account email to show which account is connected. GymCRM's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google data is not sold, not shared with third parties, not used for advertising and not used to train AI models. Tokens are stored encrypted and access can be revoked at any time from the CRM settings or the Google account.

Connexion à WhatsApp Business

Une salle peut, si elle le souhaite, connecter SON numéro WhatsApp Business au CRM (inscription intégrée de Meta). Le CRM reçoit alors l'identifiant de son compte WhatsApp Business et de son numéro, et un jeton d'accès conservé chiffré sur nos serveurs.

• Envoi, au nom de la salle, de messages à ses prospects et adhérents : modèles approuvés par Meta (rappels de séance, relances de personnes ayant laissé leurs coordonnées à la salle) et réponses écrites par l'équipe de la salle.
• Réception des messages que ces personnes envoient au numéro de la salle et des accusés de remise et de lecture, rattachés à leur fiche dans le CRM de cette salle uniquement.
• Création et suivi des modèles de messages de la salle.

Les messages WhatsApp ne sont ni vendus, ni partagés avec d'autres salles ou des tiers, ni utilisés à des fins publicitaires ou pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Les messages sont facturés par Meta directement à la salle. La salle peut déconnecter son numéro à tout moment depuis Paramètres, ou depuis son Business Manager Meta.

English summary.A gym may connect its own WhatsApp Business number to GymCRM through Meta's Embedded Signup. GymCRM stores the gym's WhatsApp Business Account and phone number IDs and an encrypted access token, and uses them only to send messages on the gym's behalf to its own leads and members (Meta-approved templates and manual replies by the gym's staff), to receive their replies and delivery/read statuses into that gym's CRM, and to manage the gym's message templates. WhatsApp data is never sold, shared with other gyms or third parties, used for advertising or used to train AI models. The gym can disconnect at any time from the CRM settings or its Meta Business Manager.

Hébergement et sous-traitants

• Railway — hébergement de l'application et de la base de données (Pays-Bas, Union européenne ; société américaine).
• Resend — envoi des emails (États-Unis).
• Brevo — envoi des SMS (France).
• Anthropic — assistant d'aide du CRM et agent Telegram (questions posées, contexte de la salle et, si besoin, fiches de prospects concernées) (États-Unis).
• Mistral AI — transcription des messages vocaux envoyés à l'agent Telegram (France).
• Telegram — messagerie de l'agent Telegram, si la salle l'utilise (hors Union européenne).
• Meta — réception des prospects issus des publicités Facebook et Instagram de la salle, de ses messages, et envoi des messages WhatsApp si la salle connecte son numéro (Irlande).
• Stripe — paiements en ligne, si la salle encaisse par le CRM (Irlande).
• Google — agenda des séances d'essai si la salle le connecte, et copie de sauvegarde quotidienne (Irlande / États-Unis).
• GitHub — copie de sauvegarde technique conservée 90 jours (États-Unis).

Ces prestataires ne traitent les données que pour fournir leur service, jamais pour leur propre compte. Lorsque des données sont traitées hors de l'Union européenne (notamment aux États-Unis), le transfert est encadré par les garanties prévues par le RGPD : adhésion du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durée de conservation

• Prospects : 3 ans après le dernier contact (formulaire, rendez-vous, échange avec la salle). Passé ce délai, la fiche est archivée automatiquement : elle ne reçoit plus aucune relance ni campagne, et la salle ne la réactive que si la personne reprend contact. Les relances automatiques ne prolongent pas ce délai.
• Clients et adhérents : pendant toute la relation, puis 3 ans pour la prospection ; les pièces comptables (paiements, factures) le temps imposé par la loi.
• Sauvegardes : 90 jours.
• Fin du contrat de la salle : ses données sont supprimées, après export si elle le demande.

Ne plus recevoir de messages

Chaque email envoyé par une salle depuis le CRM contient un lien de désinscription, et chaque SMS de relance une mention STOP (ou un lien de désinscription hors de France). Sur WhatsApp, il suffit de répondre « STOP » ou de bloquer le numéro de la salle. Une personne désinscrite ne reçoit plus aucun message automatique ni de campagne sur ce canal. On peut aussi le demander directement à la salle.

Vos droits

Toute personne peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur suppression, leur portabilité, ou s'opposer à recevoir de la prospection, en écrivant à la salle concernée ou àcontact@pierretiabconseils.com, qui transmettra. En cas de difficulté, une réclamation peut être adressée à la CNIL (www.cnil.fr).